コラム－保育園の連絡帳アプリの導入効果｜保護者とのコミュニケーション向上と業務効率化

連絡帳アプリとは

連絡帳アプリとは、保護者と園の職員が子どもに関する情報共有することを目的としたシステムです。

• 子どもの体温や様子などの健康状態

• その日の食事内容

• どのような成長があったか

• 何に興味関心を示したか

• 保護者から園へ連絡事項

上記のような内容を職員と保護者それぞれが入力することで、子どもの様子や発達状況を把握することが可能になります。また、行事の開催や遅刻欠席連絡、お迎え時間の変更連絡など、お知らせ機能を追加した連絡帳アプリも多く提供されています。

今でも多くの園では、連絡は対面もしくは電話で行い、紙のおたより/連絡帳を通じて子どもの様子や体調などを保護者に共有しています。紙の連絡帳は園と保護者間をつなぐ、大切なコミュニケーションツールである一方、「連絡帳の記入に時間がかかる」「リアルタイムで情報を共有できない」といった負担が発生していることも事実です。

連絡帳アプリを利用することで、このようなデメリットの解消に役に立ちます。従来は紙の連絡帳で行っていた、保育士と保護者間のコミュニケーションをアプリに移行することで、より簡単に素早く、子どもの日々の様子を共有可能です。保育士・保護者双方の負担削減や効率化につなげることができるでしょう。

とはいえ、アプリにすると、直接コミュニケーションをとる機会がへり、保育の質が下がったり、保護者支援が行き届かなくなるのでは…と不安に感じられる方もいらっしゃるかと思います。しかし、導入された園さんからは、全てをアプリで行うのではなく、アプリで効率的にできる連絡、対面/電話/紙で行うべき連絡・会話をしっかり分けて実施することで、総合的にコミュニケーションの質をあげることができたという声を多く耳にします。

アナログの連絡帳作成の課題

ほとんどの園で活用される連絡帳ですが、従来はノートタイプか複写式の紙に手書きする形式が主流でした。紙などアナログの連絡帳を使用した場合、保育士の負担や連絡業務にとってどのような課題があるか、以下で詳しくご紹介します。

保育士の業務負担をめぐる課題

紙の連絡帳を使用する場合、保育士は子どもと触れ合う時間に加え、連絡帳を記入する時間も確保する必要があります。
しかし、子どもたち一人一人と向き合っていると、まとまった記入時間を確保することが難しいため、やむを得ず、自身の休憩時間などを利用して連絡帳を記入する保育士も多い状況です。たとえ保育士が「子どもの様子をもっと詳細に伝えたい」と思っていても、記入時間や枠が足りずに無意識のうちに記入を諦めてしまうケースも考えられます。

連絡帳の記入は基本的に毎日行う業務であり、その分保育士への負担も大きく、疲労の 原因になっています。近年は保育士の人手不足が課題となっており、その原因の一つ に業務負担が重いことが挙げられています。実際に、「クラスで共通する内容を一人ひとりの連絡帳に記入するため、同じ文章を30回書いている日もある」というお話も聞きます。連絡帳記入の中でも、効率化できる作業は効率化し、一人ひとりの状況を家庭へしっかりと伝えるための文章を考えることや、保育士さんの休憩などに時間を使えるような工夫をすることが保育施設側に求められていることが多いようです。

情報共有・伝達をめぐる課題

保護者連絡用のアプリをいれていないと、緊急事態が発生した際の情報共有も非効率になりがちです。
例えば、地震や台風、感染症の流行などで、自治体から急遽「翌日休園するように」と指示が下りてきたとします。その場合、保育士はその日中に、保護者に休園の連絡を行う必要があります。紙の連絡帳では リアルタイムに情報共有ができないため、各家庭に電話やメールで状況説明、フォローアップをしなければなりません。

保護者が電話に出られない場合も多く、作業が深夜にまで及んでしまうこともあります。なかには、連絡だけで4時間以上もかかるケースも存在しました 。メール配信の場合でも、実際に保護者が読んだかどうか確認できないため、休園のお知らせに気づいていない方が登園された場合に備えて、念のため職員が登園するという状況もみられます。

保護者側の観点からも、急な遅刻や欠席の連絡が必要になる場合、園への連絡手段が電話だけでは連絡がつながらずに出勤などに影響するリスクもあります。ピークタイムは連絡が集中し、電話がつながりにくいため、重要な連絡ができないといった事例も考えられます。

情報漏洩のリスク

保護者と園の連絡を紙で行う場合、間違って他の保護者に渡してしまうといったヒューマンエラーのリスクもあります。連絡帳は子どもに関する個人情報が非常に多い書類です。万が一誤って別の人に渡した場合、保護者からの信頼低下を招く可能性があります。

連絡帳アプリの機能とメリット

保育士の業務負担の軽減や効率的な連絡を行うには、「連絡帳アプリ」の活用がおすすめです。以下でアプリが持つ主な機能と、 連絡帳アプリ「mierun®（みえるん）」を活用することで得られるメリットについてご紹介します。

連絡帳の負担軽減

連絡帳アプリを使用することで、保育士はスキマ時間を活用しながら、素早く連絡帳を記入することができるため、 業務を効率化することが可能です。
mierunでは標準的な項目は選択式で入力が可能なので、PC/タブレット/スマートフォン端末さえあれば 片手で連絡帳を作成することもできるでしょう。また、一括挿入機能を使用すれば、同じ内容を一人一人何度も入力する必要はないため、 記入時間の削減につながります。
さらにテンプレートを活用することで、保護者へのメッセージや注意事項など伝えたい内容を効率よく記入することもできるでしょう。

mierunは、基本的にアプリ上で連絡帳の作成を完結させることができます。結果として、保育士の休憩時間の確保や残業時間の削減を実現することができ、保育施設側にとっても職場環境の改善や離職の防止につながるメリットがあるのです。

保護者とのコミュニケーションの向上

連絡帳アプリの活用は、保護者とのコミュニケーションの活発化にも貢献します。
保育士が連絡帳の記入業務に追われてしまうと、子どもの様子を細かく伝えることが難しくなり、結果的に保護者とのコミュニケーション量の減少を招いてしまうこともあるようです。

mierunを導入すれば記入時間の短縮を実現でき、子どもと接する時間を増やすことができるため、子どもと触れ合う中で得られる小さな発見なども、細かく丁寧に、保護者に伝えることが可能です。
またスマートフォンアプリのため、保護者に伝えたいと思った瞬間を写真や動画で撮影し、リアルタイムで共有できます。紙の連絡帳では実現できない細かい様子も伝えられ、結果として保護者とのコミュニケーション活発化につながるでしょう。

保護者にとっては、 好きなタイミングで連絡帳を確認し、必要に応じて園に連絡を入れることができるようになります。翻訳機能もあり、150言語に対応。連絡帳に記入した内容は自動翻訳されるので、外国人の保護者であっても安心して コミュニケーションを取ることが可能です。

情報伝達・共有の改善

お知らせ機能も搭載した連絡帳アプリを使用すれば、緊急時の情報も即座に共有、伝達することが可能です。
mierun は、手間をかけず確実な情報伝達ができるよう、行事や休園情報などを共有するお知らせ配信機能があります。既読確認ができるため、お知らせを確認していない保護者を把握することも可能。緊急時には既読のついていない保護者のみにフォロー連絡をすれば良いため、連絡作業の時間を大幅に削減することができるでしょう。今まで、深夜まで4時間以上かけて行っていた連絡作業が、たった15分でできるようになった事例もあります。

保護者にとっても遅刻欠席の連絡やお迎えの変更もアプリから可能になるため、いつでもどこでも連絡することができます。そのほか、きょうだいでまとめて連絡することもできるなど、痒かゆいところに手が届く仕様が強みといえるでしょう。

連絡帳アプリで日々の業務や緊急連絡を効率化

連絡帳アプリの機能や、導入することで業務効率化につながる理由をご紹介しました。 選択式の入力や一括入力ができるため、紙の場合と比較して記入時間の削減やより細かい内容の伝達ができるようになります。保護者にとっても、遅刻欠席連絡を電話ではなくアプリでできるため利便性や満足度の向上につながるでしょう。

また、連絡帳アプリ mierunには、お知らせ機能も搭載されており、急な休園連絡や行事の告知を一斉配信できます。保護者ごとに既読確認も可能なため、フォロー連絡の対象を絞ることができ、正確な連絡と職員の負担軽減を両立できます。

業務改善や保育の質の向上を目指す、保育施設の担当者さまはぜひ連絡帳アプリ のご利用をご検討ください。